El trabajo de los abogados se asocia al manejo de una gran cantidad de documentos. Actualmente, los abogados se ven obligados a manejar documentos en varios formatos: papel, documentos en formato Word, PDF, entre otros.

 Además, estos archivos se pueden almacenar en diferentes dispositivos como en las computadoras de oficina, una computadora portátil personal, un teléfono móvil, una tablet, un servidor privado o en el servicio de la nube. Para nuestro socio director, Hector Torres, el cambio continúa y la capacidad de adaptación de los bufetes de abogados es fundamental.

 “La gestión documental en un despacho de abogados no se debe ver únicamente como un proceso interno, sino también como una forma en que servimos a nuestros clientes. También resultará en menos trabajo y mejor acceso a todos los documentos para los abogados y personal administrativo”, menciona nuestro especialista.

 Ante ello, nuestro experto indica que una mala gestión documental en los despachos jurídicos puede afectar la percepción del cliente sobre la calidad del servicio prestado por el abogado: “Y no solo porque cuando él está allí, la oficina puede estar abarrotada de montones de papeles sobre el escritorio, generando atrasos y hasta problemas para encontrar documentos importantes”, afirma Torres.

 Para formalizar la gestión documental de la oficina, nuestro socio director estima que se debe tomar en cuenta si se quiere contar con un sistema de archivado centralizado, en donde todos los involucrados tengan definido cómo y qué información pueden tener acceso.

 En segundo lugar, Torres explica que las firmas deben decidir qué hacer con los documentos antiguos. Nuestro experto recomienda catalogar qué información se conservará en físico, cuáles se eliminarán y diseñar una metodología de digitalización.

 Al adoptar un sistema de gestión de documentos digital, Torres considera que esté diseñado para satisfacer las necesidades específicas de su área de aplicación. Por ello, será necesario un administrador de documentos que podrá mejorar el archivado y custodia de información de los clientes, la firma y sus empleados.

 “Junto a un software de archivado digital, la implementación de un asistente documental ayudará a resolver todos los problemas que un despacho de abogados puede tener, pero el factor humano sigue siendo una pieza clave”, plantea nuestro abogado.

 Para Torres, con un sistema de gestión documental se mantendrá actualizada la información, accesibilidad a los documentos almacenados, mayor protección de datos, se comparten datos de los clientes de forma segura y oportuna, y se reducen los márgenes de errores del resto de procesos del bufete.